(趣旨)

第1条　町の文書に関し必要な事項は、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条　職員は、文書をすべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(文書管理主管部署及び管理部署の責務)

第3条　総務課は、文書管理主管部署として次に掲げる文書管理全体に関する総括管理を行うものとする。

(総務課長の責務)

第4条　総務課長は、前条の文書取扱事務責任者として文書に関する事務を総括するものとする。

(課長の職務)

第5条　各課長は、常にその課における文書事務が円滑適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第6条　各課長の文書事務を補助するため、各課に文書取扱主任を置く。

(到着文書等の処理)

第7条　各総合支所に到着した文書等は、総務課において次に定めるところにより、収受及び配布をしなければならない。ただし、各課に直接到着した文書については、当該課で受領し、収受することができる。

(配布前の閲覧)

第8条　収受文書であって、重要又は異例と認められるものは、配布前に町長の閲覧を経なければならない。

(収受文書の当日配布)

第9条　執務時間中に収受した文書は、その日に配布しなければならない。

(執務時間外に到着した文書)

第10条　執務時間外又は休日に町に到着した文書の収受については、前条の規定にかかわらず、日直及び当直者が受領し、総務課に引き継ぐものとする。

(数課に関連ある事務の主管)

第11条　2以上の課に関連ある事項は、その関係の多い課において主管するものとする。その主管について異なる意見があるときは、町長が定める。

(主管でない文書の返付)

第12条　課長において配布をされた文書であって、その主管ではないと認められるものがあるときは、速やかに総務課に返さなければならない。

(郵便料金未納又は不足の文書)

第13条　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。

(各課で直接収受した文書)

第14条　各課で直接収受した文書は、第16条第2項により処理しなければならない。

(文書処理の原則)

第15条　各課の文書の処理は、すべて所属長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(配布を受けた文書の取扱い)

第16条　文書の処理は、配布を受けた各所属長の責任とする。

(文書の処理)

第17条　文書の配布を受けたときは、課長は、自ら処理するもののほか、係員に配布して処理させなければならない。

(至急文書の処理)

第18条　至急処理しなければならない文書は、欄外上部に朱書又は赤紙を貼付して回付するものとし、即時処理しなければならない場合は、主務者がこれを持ち回るものとする。

(重要文書及び期限付文書の処理)

第19条　重要と認められる文書には、欄外上部に「重要」の文字を朱書しなければならない。

(文書の公開)

第20条　文書簿冊等は、町長の承認を経なければ、他人に示し、又は謄写を与え、若しくは役場外に持ち出すことができない。

(文書起案の原則)

第21条　文書の起案は、文字を正確に書き、現代仮名遣い等により明確に起案しなければならない。

(起案)

第22条　起案は、起案用紙(様式第1号)を用い、次の各号によらなければならない。ただし、軽易な事項はこの限りでない。

(余白処理等)

第23条　事件の軽易なものについては、その文書の余白に処分案を朱書し、又は処理印を押し、処理するものとする。その原書の保存を要しないものについては、符せんを用い、又はその余白に必要な事項を記載して返送することができる。

(合議)

第24条　起案文書で、他課に関係あるものは、それぞれ関係課に合議しなければならない。

第25条　掲示板に掲示を要する場合は、その起案書の欄外「要掲示」と朱書し、各課に合議しなければならない。

(廃案、変更等)

第26条　起案が廃案となり、又は立案の趣旨が変更されたときは、その旨を朱書して関係の係に通知しなければならない。

(決裁年月日)

第27条　決裁を受けた文書には、決裁年月日を記入するなど担当課において決裁年月日を明らかにしておかなければならない。

(令達の種類及び文例)

第28条　令達の種類及び文例は、次のとおりとする。ただし、題名のない令達を改廃するときは、本文にその件名を記載することのほか、末尾に参照として、その令達の原文又は内容を明らかにする件名を付記しなければならない。

(照復通知の文例)

第29条　官公署等に発する照復及び通知等の文例は、次のとおりとする。

(文書の番号)

第30条　前条の文書に用いる番号は、課名の題字1字を冠し、秘密にわたるものはその下に「秘」の字を加え、文書件名簿には第　号と記載するものとする。

(令達の番号)

第31条　令達の番号は、総務課備付けの令達番号簿に記入しなければならない。

(浄書)

第32条　文書の浄書は、各課において行うものとする。

(文書の発信者名及び公印等)

第33条　発信文書は、町長名又は担当課長名を用いなければならない。

(発送)

第34条　発送文書等は、すべて上司の決裁を経た後、文書受付簿に発送年月日を記入した上で、発送しなければならない。

(金券等の処理)

第35条　金券、第3種郵便物、第4種郵便物及び小包郵便とするものは、各課において封装の上、総務課に発付しなければならない。

(文書発送の省略)

第36条　予算書、規則書、統計書その他これと同じような調査書等の送付、交換、移送の場合は、特に必要があるときのほか文書の添付を省略し、「寄贈」、「乞交換」、「移送」等を朱書して発送しなければならない。

(電話による事務処理)

第37条　電話によって処理しようとする事項のうち重要なものは、事務処理票にその要領を記載し、課長の承認を経て通話しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第38条　文書は、それぞれ各課において編さんし、1年分をとりまとめて暦年のものは翌年6月末日までに、会計年度のものは翌年度の3月末日までに編さん簿冊引継書(様式第2号)を添えて総務課長に引き継がなければならない。

(文書の編さん方法)

第39条　文書は、別表に掲げる編さん部門及び部目に従い、次の各号により編さんしなければならない。

(引継文書の処理)

第40条　総務課長は、第38条の規定により文書の引継ぎを受けたときは、その編さん状態、保存期限等の適否を審査のうえ文書台帳(様式第5号)に記録して書庫に保存しなければならない。ただし、保存年限が5年以下のものは、そのまま保存することができる。

(文書の保存期間)

第41条　文書の保存期間は、次の6種としその分類については、別表に掲げる区分基準によるものとする。

(書庫の管理)

第42条　書庫内は、常に整頓し、火災、盗難、虫害、汚湿の予防その他文書保存上適切な措置を講じなければならない。

(保存文書の借覧)

第43条　保存文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧簿(様式第6号)に所定事項を記載して総務課長に請求しなければならない。

(保存文書の庁外持出し)

第44条　保存文書は、庁外に持ち出すことはできない。ただし、特に総務課長の承認を得たときはこの限りでない。

(文書の廃棄)

第45条　保存期間の満了した文書は、町長の決裁を得て破棄する。

(保存期間の延長)

第46条　簿冊廃棄指示書に記載されている簿冊のうち、保存期間の延長が必要と判断されたものについては、次に定めるところにより保存期間延長の処理を行う。