(趣旨)

第1条　この要綱は、町の機関が保有する死者に関する情報を遺族等へ提供することに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要綱において「町の機関」とは、町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び消防長をいう。

(特定死者情報の提供を求める旨の申出)

第3条　遺族等は、この要綱の定めるところにより、町の機関に対し、特定死者情報の提供を求める旨の申出(以下単に「申出」という。)をすることができる。ただし、申出をしようとする特定死者情報が、その内容又は性質、当該特定死者情報に係る本人と当該遺族等との関係、申出をしようとする趣旨その他の事情に照らして、この要綱に基づき提供することが適当でないと町の機関が認めるものである場合にあっては、この限りでない。

(申出の手続)

第4条　申出は、申出に係る特定死者情報を特定するに足りる事項その他必要事項を記載した特定死者情報提供申出書(様式第1号。以下「申出書」という。)を町の機関に提出して行うものとする。

(特定死者情報の提供)

第5条　町の機関は、申出があった場合においては、申出に係る特定死者情報に次の各号に掲げる情報のいずれかが含まれている場合を除き、申出者に対し、当該特定死者情報を提供するものとする。

(特定死者情報の一部の提供)

第6条　町の機関は、申出に係る特定死者情報に前条各号に掲げる情報が含まれている場合において、当該情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、申出者に対し、当該部分を除いた部分につき提供するものとする。

(特定死者情報を提供しないことができる場合)

第7条　申出に対し、当該申出に係る特定死者情報が存在しているか否かを答えるだけで、第5条各号に掲げる情報を提供することとなる場合は、町の機関は、当該特定死者情報の存否を明らかにしないで、当該申出に係る特定死者情報を提供しないことができる。

(申出に対する措置)

第8条　町の機関は、申出に係る特定死者情報の全部を提供するときは、申出者に対し、その旨を特定死者情報提供決定通知書(様式第3号)により通知するものとする。

(提供決定等の期限)

第9条　申出に係る特定死者情報の提供の可否の決定(以下「提供決定等」という。)は、申出があった日から起算して15日以内にするものとする。ただし、第4条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

(提供決定等の期限の特例)

第10条　申出に係る特定死者情報が著しく大量であるため、申出があった日から起算して60日以内にその全てについて提供決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、町の機関は、申出に係る特定死者情報のうちの相当の部分につき当該期間内に提供決定等をし、残りの特定死者情報については相当の期間内に提供決定等をすれば足りる。この場合において、町の機関は、同条第1項に規定する期間内に、申出者に対し、次に掲げる事項を特定死者情報提供決定等期限特例延長通知書(様式第7号)により通知しなければならない。

(理由の提示)

第11条　町の機関は、申出に係る特定死者情報の全部又は一部を提供しないとき(申出に係る特定死者情報を保有していないときを含む。)は、申出者に対し、第8条第2項又は第3項に規定する通知書により、その理由を示さなければならない。この場合において、当該理由の提示は、提供しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する事由が、当該通知書の記載自体から理解され得るものでなければならない。

(提供の方法)

第12条　特定死者情報の提供は、提供する特定死者情報の量、当該特定死者情報が記録されている地方公共団体等行政文書等の種類、申出者の希望等を勘案して町の機関が適当と認める方法で行うものとする。

(写しの作成及び送付に要する費用)

第13条　前条の規定により特定死者情報の写しの提供を受ける者は、当該写しの作成及び送付に要する費用を負担しなければならない。費用の種別及び負担すべき額は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める額とする。

(加工した特定死者情報の提供)

第14条　町の機関は、次に掲げる場合には、申出者の同意を得て、申出に係る特定死者情報に必要な加工(当該特定死者情報を基に新たに特定死者情報を作成することを含む。)をして、これを提供することができる。

(円滑な提供に資する定め)

第15条　町の機関は、遺族等に対する特定死者情報の提供を円滑に行うため、この要綱の趣旨を損なわない範囲において、特定死者情報の提供に関し、この要綱に定める手続と異なる手続を定めることができる。